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Le personnel du ministère de l'Environnement et ses organismes affiliés sont assujettis aux dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée. Voici un très bref aperçu des exigences énoncées dans la Loi. Pour de plus amples renseignements, prière de communiquer avec le Bureau de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée du ministère au 416 314-4075 ou de prendre connaissance du manuel administratif qui est accessible sur le réseau intranet du ministère. 

La loi a pour objet : 

• de procurer au public un droit d'accès à l'information publique; 
• de conférer aux particuliers un droit d'accès aux renseignements que possède une institution à son sujet; 
• d'imposer aux employés de la fonction publique le devoir de protéger la vie privée des particuliers. 

Portée de la loi

• tout dossier d'information qui est assujetti à la Loi, quelle que soit la façon dont il a été consigné, que ce soit sur papier, par ordinateur, par courriel, sur un registre personnel, sur microfilms, sur photographies ou sur vidéo;
• quand une partie du dossier est visée par l'une des exemptions (voir ci-dessous), mais que d'autres renseignements contenus dans le dossier peuvent être divulgués, il faut divulguer autant de renseignements que possible du dossier.

Ce qui est visé par la loi

• les ministères (Environnement), les organismes, les conseils, les comités, les collèges communautaires, les municipalités et leurs conseils; 
• les renseignements présentés par un tiers, tel qu'un simple citoyen, une société, une autre autorité gouvernementale ou ses ministères.

Calendrier

• Dès que le ministère reçoit une demande de renseignements, une réponse écrite doit être donnée dans un délai de 30 jours indiquant si le dossier sera divulgué ou non, ou s'il sera divulgué partiellement. S'il est décidé que le dossier sera divulgué, les renseignements seront inclus dans l'avis écrit au demandeur. 
• Dans certains cas (par ex., dossiers nombreux ou consultations externes), le ministère peut prolonger la période de 30 jours d'un nombre de jours raisonnable étant donné les circonstances. Cette période de prolongation peut être révisée par le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée.

Restrictions d'accès à l'information

La Loi prévoit un certain nombre de restrictions d'accès. Il existe deux types d'exemptions : l'exemption obligatoire et l'exemption discrétionnaire.

Exemptions obligatoires

Les exemptions obligatoires créent l'obligation de refuser de rendre public le contenu d'un dossier. Il y a trois exemptions obligatoires :

• S12- documents du Conseil des ministres – tout document qui a été déposé ou qui sera déposé devant le Conseil des ministres, ou qui a été obtenu de celui-ci; 
• S17- renseignements relatifs à un tiers – information corporative confidentielle – voir le test en trois parties ci-dessous; 
• S21- renseignements personnels – tels que l'identité d'un plaignant, l'adresse domiciliaire, l'expérience de travail, le niveau d'instruction, les opinions d'un simple citoyen qui est entré en contact avec le ministère, etc. 

Exemptions discrétionnaires

D'autres exemptions sont discrétionnaires, c'est-à-dire que le ministère peut divulguer les renseignements contenus dans le dossier malgré l'existence d'une exemption. L'application d'une exemption discrétionnaire est un processus en deux étapes. La première étape consiste à établir si le dossier (ou une partie du dossier) est visé par une exemption. La deuxième étape consiste à décider si le ministère est disposé à divulguer le dossier, malgré l'existence de l'exemption (cette décision revient au coordonnateur de l'accès à l'information, en tant que chef). 

On compte neuf exemptions discrétionnaires : 

• S13 - conseils fournis au gouvernement – toute recommandation faite par un membre du personnel à un autre, qui sera éventuellement acceptée ou rejetée (par ex., options recommandées en matière de directive);
• S14 - application des lois – toute activité ou mesure antipollution entreprise par la Direction des enquêtes et de l'application des lois, qui pourrait mener à une poursuite (une fois que l'affaire est conclue, le dossier est rendu public, exception faite des renseignements personnels, tels que l'identité du plaignant). Par exemple, le Bureau du commissaire a convenu que le document relatif aux stratégies de prestation des programmes de la Division des opérations était entièrement exempté puisqu'il révélait les méthodes d'enquête du ministère. 
• S15 - rapports avec d'autres autorités gouvernementales – en raison de l'incidence néfaste qu'une divulgation pourrait avoir sur les rapports entretenus avec d'autres compétences provinciales, fédérales ou internationales;
• S16 - défense du Canada – tout document susceptible de compromettre la sécurité du pays; 
• S18 - intérêts économiques et autres de l'Ontario – tout renseignement exclusif du ministère; 
• S19 – secret professionnel de l'avocat – tout dossier qui fait état de la demande de consultation juridique ou de l'obtention de conseils en prévision d'une procédure (toute communication avec la Direction des services juridiques, sauf celles qui sont de nature concrète, du genre : la date de comparution est fixée au mois prochain); 
• S20 – menace à la santé ou à la sécurité – d'un particulier, si le dossier est divulgué (dans les cas où il y a eu des troubles de jouissance ou une possibilité de tels troubles); 
• S22 – toute information qui a déjà été publiée ou qui le sera bientôt (documents du registre des terres, coupures de journaux); 
• S49 – restrictions sur la divulgation des renseignements personnels de l'auteur de la demande (se rapporte habituellement à une enquête sur la personne jusqu'à ce que l'affaire soit réglée). 

Test en trois parties du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée

Pour le ministère de l'Environnement, l'une des exemptions les plus fréquemment évoquées est la section 17 (dossiers confidentiels de tiers). Les renseignements fournis par un tiers peuvent être exemptés s'ils répondent aux trois parties du test du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée. Les trois parties du test sont les suivantes :

• le dossier doit révéler un secret industriel ou des renseignements d'ordre scientifique, technique, commercial, financier ou qui ont trait aux relations de travail;
• le dossier doit avoir été fourni au ministère à titre confidentiel;
• la divulgation des renseignements aurait vraisemblablement l'un des effets suivants : 
  1. nuire gravement à la situation concurrentielle du tiers;
  2. interrompre la communication de renseignements au ministère, alors qu'il serait dans l'intérêt public que cette communication se poursuive;
  3. causer des pertes ou des profits indus à une personne ou à un organisme.

Par exemple, le commissaire a statué qu'un relevé hydrogéologique ayant coûté de 5 000 $ à 9 000 $ répond aux deux premières parties de cette épreuve, mais non à la troisième partie. 

Obligation de divulguer un document

La Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée exige que le ministère divulgue au public ou aux personnes concernées, s'il y a des motifs raisonnables et probables de croire qu'il y va de l'intérêt public de le faire, tout document révélateur d'un grave danger pour la santé ou la sécurité du public ou pour l'environnement.

En outre, le ministère ne peut refuser de divulguer un dossier qui contient les résultats d'une analyse de produits ou d'une analyse environnementale effectuée par le ministère ou pour celui-ci.

Frivole ou vexatoire

Dans des circonstances bien précises, le ministère peut décider de ne pas traiter une demande si l'auteur de la demande a abusé du système. Une telle décision ne peut cependant être prise sans l'approbation préalable du coordonnateur de l'accès à l'information, qui agit en tant que chef. 

Protection de la vie privée

Définition de renseignements personnels

On entend par « renseignements personnels » tous renseignements consignés ayant trait à un particulier qui peut être identifié, notamment : 

• son adresse; 
• son numéro de téléphone;
• ses opinions ou points de vue personnels; 
• la correspondance envoyée au ministère qui aurait un caractère personnel et confidentiel, de même que les réponses à cette correspondance; 
• le nom du particulier, s'il figure parmi d'autres renseignements personnels qui le concernent, tels que les renseignements sur l'auteur de la demande d'accès à l'information, sur un demandeur d'examen ou d'enquête dans le cadre de la Charte des droits environnementaux, ou sur un plaignant.

Principes régissant la protection de la vie privée

Les principes régissant la protection de la vie privée qui sont stipulés dans la Loi sont les suivants :

• le personnel du ministère ne recueillera et n'utilisera que les renseignements personnels dont il a besoin pour la prestation de ses programmes;
• les renseignements personnels seront recueillis directement auprès du particulier visé; 
• le particulier doit être avisé des fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis et utilisés;
• ceux et celles qui obtiennent des renseignements personnels doivent prendre toutes les précautions nécessaires pour veiller à ce que ces renseignements soient justes et à jour;
• les renseignements personnels doivent être conservés pendant une période de temps suffisante pour permettre au particulier d'y accéder et d'en vérifier l'exactitude (un an). 

Par conséquent, aucun employé ne pourra divulguer de renseignements personnels sauf s'il a le consentement du particulier, à des fins conformes aux motifs de collecte initiaux; s'il s'agit de circonstances impérieuses liées à la santé ou à la sécurité; s'il s'agit d'un dossier public; si une autre législation en autorise la divulgation.

Dispositions en matière d'appel

De façon générale, toute décision qui a été prise en vertu de la Loi peut être portée en appel devant le commissaire à l'information et à la vie privée. Le Bureau du commissaire fait également enquête sur les plaintes d'atteinte à la vie privée. 

Il n'y a aucun droit d'appel d'une ordonnance qui a été prise par le commissaire. Une procédure d'examen judiciaire peut être portée devant la Cour de l'Ontario (division générale) si l'on présume que le commissaire a commis une grave erreur de procédure, qu'il a statué en fonction de preuves irrecevables ou qu'il a outrepassé sa juridiction.

Frais exigibles

• DES FRAIS DE TRAITEMENT NON REMBOURSABLES DE 5 $ 
• TEMPS DE RECHERCHE – 30 $ l'heure (aucune période gratuite) – pour la recherche de dossiers quand un dossier complet ou un document spécifique dans un dossier est exigé, si telle est la nature de la demande
• TEMPS DE PRÉPARATION – 30 $ l'heure (exemples : enlever la reliure, supprimer le nom d'un plaignant dans un rapport de faits, retirer des renseignements se rapportant aux procédés ou aux taux de production dans une demande de certificat d'autorisation)
• PHOTOCOPIES à 20 cents la page (comprend temps et main-d'œuvre)
• DÉPENSES FACTURÉES au prix coûtant (photographies, bleus)
• LIVRAISON au prix coûtant (par Purolator)

Remarque : Le temps qui est consacré à la lecture du dossier, à sa discussion et à sa préparation, ou encore à décider si le ou les documents du dossier doivent être rendus publics ou non ne peut être facturé, ni ne peut figurer dans l'estimation des frais.