Cadre de référence
Comité de liaison communautaire pour la désaffectation du dépôt de BPC de Pottersburg
Cadre de référence
1. GÉNÉRALITÉS
Le ministère de l'Environnement (MEO) est le propriétaire du dépôt de BPC de Pottersburg (le site) situé sur le chemin Clarke, dans la ville de London. À l'origine, il s'agissait d'un terrain privé sur lequel le site a été créé en 1984 par ordonnance du MEO, dans le but d'entreposer des matières contaminées aux BPC provenant du nettoyage d'une propriété industrielle. Le site a ensuite été acheté par le MEO en 1985, afin d'entreposer du sol contaminé aux BPC provenant d'autres terrains industriels, ainsi que des sédiments provenant de l'assainissement du ruisseau Pottersburg et du canal de drainage Walker, de 1985 à 1987.
Lors des premiers travaux d'assainissement effectués dans les années 1980, il n'existait ni technologie ni emplacement autorisé permettant de détruire les BPC de façon sécuritaire. Le stockage dans un endroit sûr était la seule option disponible. Maintenant qu'il existe des méthodes sécuritaires et efficaces permettant de détruire de façon permanente les BPC, le MEO procédera à l'enlèvement et à la destruction des déchets contaminés aux BPC se trouvant sur le site. Le site sera éventuellement remis en état afin d'être utilisé à des fins industrielles.
Le MEO s'engage à veiller à ce que le site soit désaffecté d'une façon qui ne met nullement en danger la santé et l'environnement.
Suite à son engagement à consulter le public et à faire preuve de transparence, le MEO a créé un Groupe de liaison communautaire (GLC) afin de solliciter l'opinion de ses membres relativement à la partie de l’appel d’offres (version préliminaire) portant sur la désaffectation prévue du site, afin également d'informer le public et de faire des suggestions concernant le travail qui se poursuit sur le site.
Le « projet » se définit comme suit dans le présent cadre de référence : la désaffectation prévue du site, comprenant l'excavation et l'enlèvement des sols, des sédiments et des débris contaminés, ainsi que la restauration du site à un état approprié à l'utilisation industrielle.
2. MANDAT
Le GLC accomplira les tâches suivantes :
Conseiller le MEO sur le caractère adéquat du cadre de référence du groupe et, si nécessaire, émettre des recommandations visant à modifier celui-ci;
Recevoir et examiner l'information concernant les mesures proposées afin de protéger la sécurité de la collectivité et d'assurer la mobilisation du public pendant la planification et la mise en oeuvre du projet;
Faire connaître son opinion au MEO en ce qui a trait aux mesures proposées pour assurer la sécurité de la collectivité et la mobilisation du public pendant le projet;
Faire connaître son opinion au MEO relativement à la sélection des nouveaux membres;
Prendre connaissance des opinions émises par le public relativement à l'ébauche de l'appel d'oores et en discuter avec le personnel du MEO.
Suivre de près la progression du projet et faire part de son opinion sur la désaffectation du site, au besoin.
Le GLC fera part de son opinion au MEO relativement au projet, tel que susmentionné; toutefois, le MEO conserve le pouvoir de prendre les décisions touchant le projet.
Le GLC sera maintenu pour la durée du projet.
Le président, ou la présidente jouera le rôle de porte-parole pour le GLC dans les rapports avec le public et les médias.
3. COMPOSITION
Le GLC sera composé de représentants des groupes suivants :
- la collectivité résidentielle, la garderie Faith et les lieux de travail avoisinant le site
- la collectivité résidentielle et professionnelle de London
- le bureau de la circonscription sanitaire de Middlesex-London
- le personnel de la Ville de London
- le conseil municipal de London
- le responsable de la liaison avec les syndicats
- la collectivité scientifique (Université de Western Ontario)
- le MEO
- l'entrepreneur responsable du projet
Tout membre qui sera absent de trois réunions consécutives du GLC sans raison valable pourra être contacté par le MEO afin de décider de sa participation future au travail du groupe. Compte tenu des communications échangées avec le membre absent, le MEO pourra choisir de réunir le GLC afin d'examiner son cas.
Les démissions doivent être remises au MEO par écrit.
Les membres délégués ou remplaçants pourront être autorisés au sein du GLC après discussion avec le président ou la présidente.
4. CODE DE CONDUITE
Les membres feront preuve de respect, de courtoisie et de professionnalisme dans le cadre de leur participation au GLC.
Les membres du GLC devront informer le MEO immédiatement advenant tout conflit d'intérêts réel ou potentiel survenant pendant la durée de leur mandat au sein du GLC. Les membres aux prises avec un conflit d'intérêts pourront, à la discrétion du MEO, se retirer du GLC.
Un « conflit d'intérêts » comprend, entre autres, toute situation ou circonstance dans laquelle, relativement au processus d'appel d'offres du ministère, le membre adopte une conduite qui, directement ou indirectement, risque de compromettre, ou d'être perçue comme compromettant l'intégrité du processus ouvert et concurrentiel de Demande de propositions et de rendre ce processus non concurrentiel et inéquitable.
5. RÉUNIONS
- On trouvera en annexe A l'horaire prévu des réunions du GLC. De façon générale, les dates des réunions seront fixées par le président ou la présidente.
- Six mois après la réunion inaugurale, l'annexe A sera révisée par le GLC.
- Le MEO, la Ville de London et le centre de la circonscription sanitaire de Middlesex-London peuvent déléguer des représentants additionnels aux réunions du GLC, afin d'informer ce dernier sur différents enjeux de nature technique.
- Le MEO, le personnel de la Ville de London et le bureau de la circonscription sanitaire fourniront des renseignements au GLC et obtiendront des renseignements de ce dernier, au besoin.
6. ORDRES DU JOUR, PRÉSIDENCE, PROCÈS-VERBAUX
- Le président ou la présidente sera nommée par le MEO.
- L'ordre du jour des réunions sera fixé par le président ou la présidente, en consultation avec le GLC, et sera distribué une semaine avant chaque réunion.
- Le GLC s'efforcera d'atteindre le consensus lorsqu'il donnera son opinion dans le cadre du projet. Si le consensus ne peut être atteint, le résumé de la réunion reflétera les diverses opinions présentées.
- Le MEO transcrira le résumé des débats lors de chaque réunion, et en fera circuler l'ébauche, ainsi que l'ordre du jour de la réunion suivante, parmi les membres du GLC afin d'obtenir leurs commentaires. Un résumé des conclusions de la réunion sera rendu public après distribution aux membres du GLC aux fins de commentaires.
7. PARTICIPATION DU PUBLIC
- Le GLC représentera les intérêts du public lorsqu'il fait part de ses commentaires sur le projet.
- Les réunions du GLC seront ouvertes au public.
- Il est permis aux délégations publiques d'assister aux réunions régulières du GLC. Un délégué public doit se faire connaître du président, ou de la présidente, à l'avance, et pourra prendre la parole seulement sur les sujets abordés à l'ordre du jour de la réunion en question. Le GLC peut limiter le nombre de délégués, ainsi que le temps de parole accordé à chacun.
ANNEXE A
Horaire des réunions prévues (PROPOSÉ)
Les dates des réunions seront fixées peu avant le début du processus de mise hors service. Détails à venir.
