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Document d'information – Le processus d'appel d'offres

Politique d'approvisionnement relative aux fournisseurs pour la décontamination du dépôt de Pottersburg

L'Ontario a annoncé ses plans visant à excaver et à détruire les sols contaminés par des BPC qui sont entreposés dans quatre alvéoles, à London. Les entrepreneurs intéressés doivent soumettre des offres pour l'excavation, l'enlèvement et la destruction des sols, des sédiments et des débris contaminés par des BPC entreposés dans les alvéoles et pour les travaux d'assainissement et de restauration du site.

Comment l'appel d'offres est-il communiqué?

L'appel d'offres a été publié sur MERX, le tableau d'affichage Internet qui renseigne sur les marchés publics offerts par tous les niveaux de gouvernement au Canada. Le site Web de MERX est : www.merx.com.

Que contient l'appel d'offres?

L'appel d'offres présente les objectifs du projet et décrit les travaux à accomplir. Les entrepreneurs intéressés doivent préparer et remettre un plan de gestion et un plan de travail énonçant qui exécutera les travaux et comment ces travaux seront exécutés. Ils doivent aussi préparer et présenter un plan d'échantillonnage et d'analyse, un plan de prévention et de confinement des poussières, un plan de surveillance atmosphérique hors site, un plan de surveillance des eaux souterraines au site, et un plan de gestion et de surveillance pour la lutte contre l'érosion et les eaux d'orage. Les entrepreneurs intéressés doivent également préparer un plan décrivant les mesures qui seront prises en cas d'incident imprévu, de sorte que tous les travaux à exécuter dans le cadre de ce projet soient exécutés en toute sécurité pour les travailleurs, pour les résidents des environs et pour l'environnement.

Les entrepreneurs intéressés devront aussi soumettre un plan de communication et d'interaction efficaces avec le public, qui inclura :

• un exposé pour la séance initiale d'information du public;
• le processus que l'entreprise suivra pour recevoir, enregistrer et résoudre les préoccupations et les plaintes de la population et des entreprises de la région;
• des renseignements sur l'acquisition des moyens de transport nécessaires au transport des matières à des installations d'élimination agréées;
• un exposé sur la création d'un site Web destiné à afficher les résultats de la surveillance des échantillonnages, les renseignements sur les événements à venir et les coordonnées de l'entreprise pour la contacter.

L'entrepreneur retenu aura la responsabilité d'assurer la sûreté du site ainsi que la sécurité et la santé du public et des travailleurs, de remettre des rapports d'étape en cours de projet et de fournir les renseignements nécessaires pour la restauration du site aux normes d'utilisation industrielles, une fois que l'enlèvement des matières contaminées sera terminé.

Les critères d'évaluation que le gouvernement utilisera pour le choix de l'entrepreneur sont énoncés de manière précise dans les documents de l'appel d'offres.

Comment les entrepreneurs intéressés doivent-ils répondre à l'appel d'offres?

Le ministère exigera que les offres soient présentées par écrit. L'appel d'offres énonce clairement l'étendue des travaux et les normes pertinentes qui doivent être respectées de sorte que les entrepreneurs intéressés seront en mesure de déterminer exactement le type de projet pour lequel ils soumissionnent.

Les entrepreneurs intéressés doivent assister à une visite obligatoire du site et à une réunion préliminaire, où ils auront l'occasion de poser des questions. Un compte rendu de la discussion sera ensuite préparé et fourni à tous les participants. Ce compte rendu renfermera, au besoin, des réponses plus détaillées aux questions qui auront été soulevées.

L'appel d'offres reste affiché sur le site Web de MERX – www.merx.com – pendant 50 jours. La date limite pour la soumission des offres est fixée au 2 octobre 2008.

Comment les offres seront-elles évaluées et comment le contrat sera-t-il adjugé?

Pour la sélection d'un entrepreneur, on tiendra compte de l'efficacité de la solution proposée, et pas nécessairement du devis le plus bas. L'évaluation se fait en quatre étapes : 1) les offres doivent remplir toutes les exigences impératives; 2) les offres sont évaluées selon les critères énoncés dans l'appel d'offres; 3) on évalue les devis; 4) on vérifie rigoureusement les références.

À l'étape 1 de la sélection préliminaire, les offres qui ne respectent pas les exigences impératives seront simplement rejetées dès cette première étape.

À l'étape 2, les critères d'évaluation prévoient des points pour l'expérience et les qualifications de l'entreprise, et pour la qualité des plans soumis exigés dans l'appel d'offres, comme le calendrier des activités sur le site; les horaires de travail proposés; les procédures détaillées qui seront nécessaires pour assurer la sécurité du public, des travailleurs et de l'environnement; le plan d'information du public et l'équipement nécessaire; le plan d'rgence; le plan des travaux de destruction et d'enlèvement des matières contaminées; et un sommaire du plan de restauration du site. Les soumissionnaires doivent dépasser l'exigence limite fixée au titre de chaque critère avant de pouvoir être pris en considération à l'étape 3, qui est l'évaluation du devis.

Enfin, l’offre qui aura reçu la note la plus élevée sera soumise à d'autres contrôles : vérification des références, exonération fiscale du ministère du Revenu, et remise d'une preuve d'assurance et de documents relatifs à l'autorisation professionnelle et au statut des ingénieurs et des géoscientifiques qui travailleront au projet.

Les offres seront examinées par une équipe de spécialistes du ministère et approuvées par des hauts fonctionnaires du gouvernement. Le ministère a retenu les services d'un conseiller en équité indépendant qui facilitera les séances d'évaluation des offres, supervisera tout le processus d'évaluation et s'assurera que le ministère mène les évaluations d'une manière équitable et transparente. L'entrepreneur retenu sera avisé dès que le contrat sera adjugé. Le contrat énoncera les responsabilités du ministère et de l'entrepreneur. Les prix pourront diminuer conformément aux conditions du contrat, et ne pourront augmenter que dans des circonstances spéciales. Le contrat prévoit des clauses de résiliation et décrit comment la performance du fournisseur pourra être évaluée.